Kijk in de camera.

Wij mensen zijn sociale dieren, we voelen elkaars emoties aan, en reageren hier op (of we nou willen of niet). We bouwen hiermee ook vertrouwen op, door elkaar aan te kijken, komen we eerlijk over. Mensen die liegen ontwijken blikken. Dit geldt ook voor video-conferencing.

Tip: kijk naar de bovenkant van het scherm

Het beste is om de hele tijd in de camera te kijken, maar dan kunt u uw gesprekspartner weer niet aankijken. Probeer daarom het venster van uw gesprekspartner bovenin het scherm onder de webcam te zetten. Als het mogelijk is, kunt u zoveel mogelijk in de camera praten en af en toe naar het beeld kijken, als dat nodig is.

Wegvallen tegen de achtergrond.

U kunt met achtergrondfilters in Microsoft Teams of Zoom heel mooi uw rommelige thuiskantoor vervangen door een mooie zakelijke achtergrond. Maar het gebeurd nog wel eens dat u dan verdwijnt in je achtergrond.

Tip: stem uw kleding af op de achtergrond

Als u in Teams of Zoom uw eigen rommelige thuiskantoortje laat vervangen door een zakelijke achtergrond van de communicatie-afdeling, zorg er dan voor dat u contrasterende kleding draagt ten opzichte van de achtergrond en dat u goed bent uitgelicht. Anders weet de software niet waar de witte muur eindigt en uw nieuwe witte strakke overhemd begint.

Algemene tips.

Trek die pyamabroek uit.

Uiteraard zit u er ook achter de webcam netjes en verzorgd bij. Is het niet alleen voor de kijker aan de andere kant, dan wel voor uzelf. Als u zich zakelijk en verzorgd aankleed, wordt u ook zelfverzekerder en komt u professioneler over.

Zet de microfoon uit.

Zorg ervoor dat de microfoon uit staat als u niets hoeft te vertellen. Zo voorkomt u dat u, per ongeluk, de presentator stoort in zijn verhaal.

Bereid u voor!

Moet u een presentatie geven? Zorg dan dat u weet hoe dit werkt. Oefen met een collega en laat deze kritisch naar meekijken.

“Hoe belangrijk is een up-to-date back-up?”

Tot slot is het belangrijk om te beseffen dat een back-up niet altijd afdoende is. Als u een drie weken oude back-up moet terugzetten, kan het zijn dat u opnieuw moet beginnen met het doen van werkzaamheden. Dit kan leiden tot vertragingen, extra kosten en verlies van klanten.

Voorkomen

De uitspraak, “voorkomen is beter dan genezen” is er niet voor niets. Veel klachten kunnen jij en je collega’s gemakkelijk voorkomen. Dan gaat het om bijvoorbeeld je omgeving, gedrag, houding, meubels, voeding en activiteiten. Uiteindelijk is het belangrijk dat iedereen zich op alle vlakken comfortabel voelt. Maar ook ligt er een stukje verantwoordelijkheid bij de werkgever. Hij/zij is verplicht om ervoor te zorgen dat jij comfortabel en klachtenvrij de werkdag doorkomt. Tevens is dit voor een bedrijf net zo belangrijk als voor jou. Als jij je goed voelt, kun je beter werk leveren.

Top 3 dingen die een werkgever kan regelen:

• Comfort: de werkplek moet prettig aanvoelen. Denk aan het licht, de meubels en de temperatuur. Je bevindt je voor langere tijd op je werkplek dus ook dit is belangrijk. Een verkeerde omgeving kan onbewust stress veroorzaken wat je lichaam eerder uitput.
• Meubels: zorg voor goede en het liefst verstelbare meubels. Denk aan bureaustoelen, schermen en zit-sta bureaus.
• Informatie: Collega’s moeten geïnformeerd worden over hoe ze ergonomisch kunnen werken. Dit kan een bedrijf doen door bijvoorbeeld het rond laten gaan van een bijlage. Als je niet beter weet kun je ook niet verbeteren in je houding etc.

Waar kun jij zelf rekening mee houden?

Naast de faciliteiten die je werkgever biedt, ben jezelf altijd nog hoofdverantwoordelijke over je lichaam. Het is dus belangrijk om informatie op te doen. Het lezen van dit artikel is al een goed begin.

Je hebt maar één lichaam, dus wees er zuinig mee. Pas de tips toe en maak jouw werkdag gezond!

6 Aandachtspunten waar je zelf rekening mee kunt houden:

• Juiste houding: Houd je rug recht en zet je voeten naast elkaar. Je heup moet hoger dan je knie zitten. Je knieën in een hoek van 100 graden en zorg dat je zakken leeg zijn als je zit.
• Beweeg: Zorg dat je minstens ieder uur even opstaat en loopt. Ga bijvoorbeeld naar de wc op de andere verdieping, haal wat te drinken, gebruik je pauze om te wandelen of pak de fiets naar je werk. Zoals je ziet, zijn er genoeg redenen om even te wandelen.
• Je ogen: Na elke 20 minuten die je op je scherm bent gefocust kun je het beste 20 seconden even wegkijken, bijvoorbeeld naar buiten.
• Werk netjes: zorg voor een opgeruimde en schone omgeving. Dit zorgt voor meer overzicht en rust in het hoofd, wat weer zijn uitwerking heeft op je lichaam.
• Voeding: Zorg dat je voldoende eet en drinkt. En probeer dan het liefst gezonde keuzes te maken. Neem bijvoorbeeld af en toe een stukje fruit en drink minstens 2 liter water per dag.
• Bespreken: Mocht je toch iets naars ervaren of zelf ergens last van hebben, bespreek dit dan met je werkgever. Hierdoor kan er een oplossing komen zodat jij weer met een gezond en positief gevoel te werk kunt gaan.

Mails beantwoorden met emoji’s

U kunt nu gemakkelijk en snel mails beantwoorden met één van de zes emoji’s. Deze reacties zijn zichtbaar voor de afzender en iedereen die de mail heeft ontvangen. Nu kunt u moeiteloos iets bevestigen d.m.v. een duimpje omhoog of laten weten wat u ervan vindt.

Mails inplannen

U kunt de datum en verzendtijd van een mail inplannen. De mails komen terecht bij concepten als ‘gepland’ en worden automatisch op de ingeplande tijd verzonden. Bij de mobiele versie van Outlook werkt het als volgt, stel een nieuw bericht op of open een bestaand concept. Selecteer het menu ” … ” en selecteer vervolgens “Verzenden plannen”. Kies ten slotte een van de tijdopties of een aangepast tijdstip om de e-mail te verzenden. Vóór de geplande verzendtijd is het nog mogelijk om de mails aan te passen en/of te verwijderen.

Excel Live in een meeting

Door de efficiënte functie Excel Live, is het mogelijk om in een Teams vergadering met alle deelnemers Excel documenten te bekijken en te bewerken. U blijft dan deelnemen aan de vergadering. Verder is het niet essentieel om Excel op uw apparaat te hebben, zonder kunt u hier ook gebruik van maken.

Polls voor in een vergadering

U kunt gebruik maken van polls in Teams, tijdens een meeting of in de chat. Hierdoor is het mogelijk om op verschillende manieren met elkaar te communiceren, snel beslissingen te nemen en de vergadering interactief en vlot te houden.

Kies een passende poll en vraag de deelnemers om te stemmen. Zie de resultaten van de polls terug in de chat en sla ze als u wilt op.   

Vergadering met AI vertaalde ondertitels

U kunt live zonder taalbarrières een gesprek voeren door de AI vertaalde ondertitels mogelijk in 40 talen. De ondertitels worden live vertaald, zodat u meetings met personen in verschillende talen kunt houden.

Doorbreek taalbarrières en maak inclusieve vergaderingen mogelijk.