Microsoft Teams: Veilig en efficiënt samenwerken
Ontdek hoe Microsoft Teams je organisatie kan helpen bij veilig en efficiënt samenwerken. Met onze IT-oplossingen zorgen we voor een veilige en efficiënte digitale werkomgeving. Leer hoe je bestanden veilig deelt, externe toegang beheert en videovergaderingen beveiligt. Reset ICT biedt complete ontzorging door centrale oplossingen te bieden die monitoring, ondersteuning en beveiliging combineren.
Bestanden delen binnen SharePoint en Teams
Het delen van bestanden binnen Microsoft Teams en SharePoint is een efficiënt proces, maar vereist de juiste veiligheidsmaatregelen. Gevoelige informatie kan risico’s met zich meebrengen, dus het is belangrijk om te bepalen wie toegang heeft tot gedeelde links. Een verstandige aanpak is om toegang voor een bepaalde periode, zoals 30 dagen, in te stellen. Na deze periode kan de toegang worden ingetrokken, wat bijdraagt aan verhoogde beveiliging. Door standaarden aan te passen, wordt informatie veilig beheerd.
Daarnaast is het van belang om regelmatig te controleren welke bestanden zijn gedeeld en met wie. Dit helpt om te waarborgen dat alleen de juiste personen toegang hebben tot gevoelige informatie. Het implementeren van versiebeheer kan ook nuttig zijn, zodat eerdere versies van documenten kunnen worden hersteld indien nodig.
Externe toegang beheren in Teams
Met Microsoft Teams wordt samenwerking eenvoudiger, maar het is cruciaal om duidelijk te zijn over de rechten die aan externe contactpersonen worden toegekend. U kunt nauwkeurig regelen of externe gebruikers toegang hebben tot teams en kanalen, en of ze Multi-Factor Authenticatie (MFA) moeten inschakelen. Ook kunt u restricties opleggen omtrent scherm delen tijdens videovergaderingen en bepalen of medewerkers externen via de chat kunnen benaderen.
Het is ook aan te raden om een beleid op te stellen voor het uitnodigen van externe gebruikers. Dit beleid kan richtlijnen bevatten over wie er uitgenodigd kan worden en onder welke voorwaarden. Door dit te doen, kunt u de controle over uw Teams-omgeving behouden en de risico’s van ongewenste toegang minimaliseren.
Efficiëntie door Teams-sjablonen
Teams-sjablonen zijn een handig middel om structuur aan te brengen binnen uw projectteams. Door applicaties zoals Planner, OneNote en Lists te koppelen aan het team, kunnen deze automatisch worden toegevoegd bij het aanmaken van een team. Dit bespaart tijd en stelt medewerkers in staat om sneller met de benodigde tools aan de slag te gaan. Een duidelijke naamgeving van teams bevordert efficiënte navigatie in de Teams-omgeving.
Het gebruik van sjablonen kan ook helpen bij het standaardiseren van processen binnen de organisatie. Door sjablonen te creëren voor veelvoorkomende projecten, kunnen teams sneller en effectiever werken, wat de algehele productiviteit ten goede komt.
Beveiliging van videovergaderingen
Voor videovergaderingen biedt Teams de mogelijkheid om verschillende functionaliteiten in te stellen. Het is belangrijk om beleid te voeren rondom het opnemen van vergaderingen en het genereren van transcripties, vooral in relatie tot wet- en regelgeving. U kunt ervoor kiezen om medewerkers vooraf toestemming te laten geven voor het opnemen van vergaderingen en aan te geven of deze opnames na een bepaalde tijd automatisch moeten worden verwijderd.
Daarnaast is het verstandig om wachtwoorden in te stellen voor vergaderingen en de toegang te beperken tot alleen genodigden. Dit voorkomt ongewenste deelnemers en verhoogt de algehele veiligheid van uw vergaderingen.
Chatfunctionaliteit en beveiligingsinstellingen
Bij chatten in Teams zijn er instellingen die helpen om uw Teams-omgeving veilig en beheersbaar te houden. U kunt kiezen of medewerkers op de hoogte gesteld willen worden wanneer hun berichten zijn gelezen. Dit bevordert niet alleen de communicatie maar zorgt ook voor een veiligere gebruikservaring binnen uw organisatie.
Het is ook mogelijk om restricties in te stellen voor het delen van bestanden via de chat. Dit kan helpen om gevoelige informatie te beschermen en ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde documenten worden gedeeld.
Communicatiefilters instellen voor medewerkers
Bij het versturen van berichten is het van belang om duidelijke richtlijnen te stellen. U kunt bepalen of medewerkers alleen tekstberichten mogen verzenden, of dat ook spraak- en videoberichten zijn toegestaan. Daarnaast kunt u kiezen of urgente meldingen gebruikt mogen worden of dat standaardberichten de voorkeur hebben. Deze maatregelen helpen om effectieve communicatie binnen de organisatie te waarborgen.
Het instellen van communicatiefilters kan ook bijdragen aan een betere werk-privébalans voor medewerkers. Door het beperken van meldingen buiten werktijden, kunnen medewerkers zich beter concentreren op hun werk zonder afleidingen.
Beheer van apps binnen Teams
Teams biedt organisaties de mogelijkheid om te bepalen welke apps medewerkers kunnen gebruiken. U heeft de keuze om enkel Microsoft 365-applicaties toe te staan, of ook applicaties van derden goed te keuren. Het is aan te raden om enige restricties aan te brengen en te bepalen welke apps cruciaal zijn voor de navigatiebalk, zodat medewerkers eenvoudig toegang hebben tot de meest relevante tools.
Door een goed beheer van apps te implementeren, kunt u de productiviteit verhogen en ervoor zorgen dat medewerkers alleen toegang hebben tot de tools die ze daadwerkelijk nodig hebben voor hun werkzaamheden.
Continue beheer en verantwoording
Het beheren van instellingen in SharePoint en Teams is een doorlopend proces. Organisaties zijn verantwoordelijk voor het borgen van cybersecurity en governance. Het zorgen voor een veilige en efficiënte digitale werkomgeving is van groot belang. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie over hoe wij u kunnen ondersteunen bij het optimaal benutten van SharePoint en Teams.
Reset ICT biedt niet alleen ondersteuning bij de implementatie van Microsoft Teams, maar ook bij het continue beheer en de optimalisatie van uw digitale werkprocessen. Met onze expertise zorgen we ervoor dat uw organisatie altijd veilig en efficiënt kan samenwerken.
