Wat is printmanagement?

Printmanagement is een innovatieve oplossing die afdruktaken naar een centrale printserver stuurt, in plaats van direct naar een printer. Dit systeem zorgt ervoor dat printopdrachten pas worden uitgevoerd na gebruikersauthenticatie, waardoor de kans op datalekken aanzienlijk wordt verkleind. Bovendien draagt dit bij aan kostenbesparingen door ongecontroleerd afdrukken te voorkomen. Met printmanagement creëer je een efficiënte en veilige printomgeving.

Efficiënt beheer van printprocessen

Een goed beheerde printinfrastructuur kan aanzienlijke kostenbesparingen en hogere efficiëntie opleveren. Door gebruik te maken van printmanagementsoftware worden alle print-, kopieer- en scanopdrachten centraal geregistreerd, wat helpt bij het verminderen van datalekken. Dit proactieve beheer beschermt gevoelige bedrijfsinformatie en optimaliseert de printprocessen.

Duurzaam printen met printmanagement

Printmanagement draagt bij aan een duurzame werkomgeving door efficiënter gebruik van papier, inkt en energie. Door centrale afstemming kunnen bedrijven hun papierverbruik beperken, bijvoorbeeld door standaard dubbelzijdig te printen en kleurgebruik te beperken. Technologieën zoals “Follow Me” printen maken het mogelijk om alleen noodzakelijke afdrukken te realiseren, wat leidt tot verdere kostenbesparingen en milieuvriendelijkheid.

Inzicht in afdrukgedrag met software rapportages

Bij de implementatie van printmanagement biedt de software gedetailleerde inzichten in het gebruik van afdrukapparatuur. Deze rapportages geven duidelijkheid over waar verbeteringen mogelijk zijn, zoals het aantal afdrukken en kosten per afdeling of medewerker, de tellerstand van printers en het inktverbruik. Dit inzicht helpt om printprocessen verder te optimaliseren.

Printquota voor kostenbeheersing

Met printquota krijg je grip op de printkosten door specifieke afdrukregels in te stellen. Dit kan bijvoorbeeld door een beperkt aantal kleurafdrukken per medewerker toe te staan, standaard dubbelzijdig printen te realiseren en e-mails automatisch in zwart-wit af te drukken. Printmanagement biedt hiermee aanzienlijke besparingskansen.

Verhoogde beveiliging met Follow Me printtechnologie

Innovatieve technologieën zoals “Follow Me” printen verbeteren de beveiliging van documenten. Documenten worden pas afgedrukt wanneer de gebruiker zich bij de printer identificeert, bijvoorbeeld met een pincode of identificatiekaart. Dit voorkomt dat vertrouwelijke informatie onbeheerd blijft en dat onbevoegden toegang hebben tot gevoelige documenten.

Waarom kiezen voor printmanagement?

Printmanagement biedt niet alleen kostenbesparingen, maar ook verbeteringen in efficiëntie, beveiliging en duurzaamheid. Het is een oplossing die aansluit op de specifieke bedrijfsdoelen en verwachtingen van jouw organisatie. Ontdek hoe printmanagement jouw printprocessen kan vereenvoudigen en optimaliseren.

De voordelen van printmanagement voor kleine en middelgrote bedrijven

Kleine en middelgrote bedrijven kunnen bijzonder profiteren van printmanagement. Door het implementeren van een printmanagementsysteem kunnen deze bedrijven hun printkosten aanzienlijk verlagen. Dit is cruciaal voor organisaties met beperkte budgetten. Bovendien helpt printmanagement bij het stroomlijnen van processen, waardoor medewerkers zich kunnen concentreren op hun kerntaken in plaats van tijd te verspillen aan het beheren van printtaken.

Daarnaast kan printmanagement helpen bij het verbeteren van de samenwerking binnen teams. Door het centraal beheren van printopdrachten kunnen teams efficiënter samenwerken, omdat documenten sneller en veiliger beschikbaar zijn. Dit bevordert de productiviteit en zorgt ervoor dat projecten op tijd worden afgerond.

Printmanagement en compliance

In veel sectoren zijn er strikte regelgeving en compliance-eisen waaraan bedrijven moeten voldoen. Printmanagement kan organisaties helpen om aan deze eisen te voldoen door ervoor te zorgen dat gevoelige documenten veilig worden afgedrukt en opgeslagen. Met functies zoals gebruikersauthenticatie en audit trails kunnen bedrijven aantonen dat ze de juiste maatregelen hebben genomen om gegevens te beschermen.

Door gebruik te maken van printmanagement kunnen bedrijven ook eenvoudig rapportages genereren die nodig zijn voor audits. Dit maakt het eenvoudiger om te voldoen aan de eisen van toezichthouders en andere instanties.

De rol van technologie in printmanagement

Technologie speelt een cruciale rol in printmanagement. Moderne printmanagementsystemen maken gebruik van cloudtechnologie, waardoor gebruikers overal en altijd toegang hebben tot hun printopdrachten. Dit biedt flexibiliteit en gemak, vooral voor medewerkers die vaak onderweg zijn of vanuit huis werken.

Bovendien kunnen geavanceerde printmanagementsystemen integreren met andere bedrijfssoftware, zoals documentbeheer- en workflowtools. Dit zorgt voor een naadloze ervaring en verhoogt de efficiëntie van bedrijfsprocessen.

Reset ICT als jouw strategische partner

Bij Reset ICT begrijpen we jouw unieke bedrijfsbehoeften. Onze op maat gemaakte printmanagement oplossingen bieden niet alleen kostenbesparingen, maar ook verbetering in efficiëntie, beveiliging en duurzaamheid. Kies voor Reset ICT’s printmanagement dat aansluit op jouw specifieke bedrijfsdoelen en verwachtingen.